Coraz więcej specjalistów pracujących w gabinetach – psychologów, psychoterapeutów, higienistek stomatologicznych, masażystów czy terapeutów – prowadzi własną działalność gospodarczą i współpracuje z różnymi ośrodkami lub gabinetami.
Na pierwszy rzut oka taka współpraca wygląda podobnie: specjalista przyjmuje pacjentów w gabinecie należącym do ośrodka. Z punktu widzenia księgowości i podatków mogą to być jednak dwa zupełnie różne modele współpracy, które mają inne konsekwencje dla obu stron. Najczęściej spotykane są dwa rozwiązania:
1️⃣ sprzedaż własnych usług dla ośrodka (współpraca B2B)
2️⃣ wynajem lub korzystanie z gabinetu
Warto wiedzieć, czym się różnią – szczególnie przed podpisaniem umowy
Model 1
– sprzedaż usług dla ośrodka (współpraca B2B)
przykład:
W tym modelu specjalista świadczy usługę na rzecz ośrodka, a nie bezpośrednio na rzecz pacjenta. Najczęściej wygląda to tak:
- pacjent jest klientem ośrodka
- ośrodek prowadzi zapisy i pobiera płatności
- ośrodek odpowiada za organizację wizyt
- specjalista wykonuje usługę terapeutyczną lub zabieg
- specjalista wystawia fakturę dla ośrodka
Przykładowo:
- psycholog prowadzi terapię dla pacjentów ośrodka
- higienistka stomatologiczna wykonuje zabiegi w gabinecie stomatologicznym
- masażysta wykonuje zabiegi w salonie lub klinice
Jak wygląda to księgowo?
Specjalista wystawia fakturę za wykonane usługi, np.:
- konsultacje psychologiczne
- usługi higienizacji
- usługi masażu
Jest to przychód z jego działalności gospodarczej.
Jakie koszty może wtedy rozliczać specjalista?
W tym modelu specjalista nie ponosi kosztów utrzymania gabinetu, ponieważ zapewnia go ośrodek. Dlatego w kosztach pojawiają się głównie wydatki związane z jego działalnością zawodową, np.:
- szkolenia i kursy zawodowe
- superwizje
- literatura branżowa
- ubezpieczenie OC zawodowe
- komputer lub telefon
- oprogramowanie do prowadzenia dokumentacji lub terapii online
Koszty związane z utrzymaniem gabinetu (np. środki czystości czy wyposażenie pomieszczenia) zazwyczaj należą do kosztów ośrodka, a nie specjalisty.
Model 2
– wynajem lub korzystanie z gabinetu
przykład:
Drugi bardzo popularny model wygląda inaczej. Specjalista prowadzi własną praktykę, a ośrodek jedynie udostępnia mu gabinet lub infrastrukturę. Najczęściej wygląda to tak:
- pacjent jest klientem specjalisty
- pacjent płaci bezpośrednio specjaliście
- specjalista odpowiada za usługę terapeutyczną lub zabieg
- ośrodek udostępnia gabinet
- specjalista płaci za korzystanie z gabinetu
W takiej sytuacji ośrodek wystawia fakturę np. za:
- wynajem gabinetu
- udostępnienie pomieszczenia
- korzystanie z gabinetu terapeutycznego
Jak wygląda to księgowo?
Opłata za gabinet jest dla specjalisty kosztem prowadzenia działalności. Jest to wydatek związany z miejscem, w którym świadczy usługi dla swoich klientów.
Podstawą jest art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który pozwala zaliczyć do kosztów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu.
Jakie koszty mogą pojawić się w tym modelu?
Jeżeli specjalista wynajmuje lub korzysta z gabinetu, w kosztach działalności mogą pojawić się także wydatki związane z przygotowaniem przestrzeni dla pacjentów. Najczęściej są to:
- opłata za wynajem lub korzystanie z gabinetu
- środki czystości
- drobne wyposażenie gabinetu
- elementy wystroju (np. rośliny, lampki, poduszki)
- materiały potrzebne do wykonywania usług
- drobny poczęstunek dla pacjentów (np. woda, herbata, kawa)
Warunkiem jest zawsze związek wydatku z działalnością oraz odpowiednia dokumentacja księgowa.
Koszty związane z gabinetem rozliczasz tylko wtedy, gdy to Ty wynajmujesz gabinet i prowadzisz w nim własną praktykę. W modelu B2B – nie
Dlaczego model współpracy ma znaczenie podatkowe?
W praktyce zdarza się, że dokumenty księgowe nie odzwierciedlają rzeczywistego modelu współpracy. Przykładowo: specjalista płaci za korzystanie z gabinetu, ale na fakturze pojawia się opis „konsultacja psychoterapeutyczna”. Z punktu widzenia prawa podatkowego faktura powinna odzwierciedlać rzeczywistą czynność gospodarczą. W razie kontroli urząd skarbowy może ocenić charakter transakcji na podstawie rzeczywistego przebiegu współpracy.
Czy błędny opis na fakturze oznacza „pustą fakturę”? Nie zawsze. Pusta faktura to dokument potwierdzający usługę, która w rzeczywistości nie została wykonana. Jeżeli jednak:
- gabinet faktycznie był używany
- zapłata została dokonana
- działalność była tam prowadzona
to mamy do czynienia z rzeczywistą transakcją gospodarczą, nawet jeśli opis na fakturze nie jest idealny. W takiej sytuacji urząd skarbowy może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty potwierdzające współpracę.
Kto odpowiada za prawidłowość faktury?
Za prawidłowy opis usługi oraz zastosowanie właściwej stawki VAT odpowiada przede wszystkim wystawca faktury. To on decyduje o:
- charakterze usługi
- sposobie jej opodatkowania
- treści dokumentu
Nabywca usługi (np. psycholog czy masażysta) może zostać poproszony przez urząd o wyjaśnienia, ale jego odpowiedzialność jest zazwyczaj mniejsza, jeżeli transakcja była rzeczywista.
Jak zabezpieczyć się przy współpracy z ośrodkiem?
Aby uniknąć problemów w razie kontroli, warto posiadać dokumenty potwierdzające rzeczywisty charakter współpracy, np.:
- umowę lub regulamin współpracy z ośrodkiem
- grafik korzystania z gabinetu
- korespondencję dotyczącą zasad współpracy
- potwierdzenia przelewów
Takie dokumenty pozwalają wykazać, że wydatek był realny i związany z prowadzoną działalnością.
Współpraca specjalisty z ośrodkiem może wyglądać podobnie w praktyce, ale z punktu widzenia księgowości istnieją dwa różne modele:
- sprzedaż usług dla ośrodka (B2B)
- lub wynajem / korzystanie z gabinetu
Każdy z nich oznacza inne:
- zasady fakturowania
- koszty działalności
- konsekwencje podatkowe
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto jasno ustalić model rozliczeń i zapisać go w umowie.