Jeśli korzystasz z pomocy księgowej lub biura rachunkowego, prędzej czy później pojawi się temat dostępu do KSeF. Wiele osób zastanawia się wtedy:
- czy księgowa powinna mieć pełny dostęp do systemu
- czy może wystawiać faktury w imieniu firmy
- jak nadać jej tylko taki zakres uprawnień, który jest potrzebny do prowadzenia księgowości
Dobra wiadomość jest taka, że w KSeF możesz precyzyjnie określić zakres dostępu. Księgowa może mieć możliwość przeglądania i pobierania faktur, ale bez prawa ich wystawiania. Przygotowałam krótką instrukcję krok po kroku, która pokazuje:
- jakie pola zaznaczyć, aby księgowa mogła tylko pobierać faktury
- gdzie w systemie KSeF nadać uprawnienia
- jak wybrać odpowiedni typ dostępu
Instrukcja krok po kroku – jak nadać dostęp do KSeF
Krok 1. Zaloguj się do KSeF
Wejdź na stronę: https://ksef.mf.gov.pl
Zaloguj się jako właściciel firmy przy pomocy:
- profilu zaufanego (np. przez bankowość elektroniczną)
- podpisu kwalifikowanego
- e-dowodu
Krok 2. Przejdź do zarządzania uprawnieniami
Po zalogowaniu wybierz zakładkę: Uprawnienia lub Zarządzaj uprawnieniami
Następnie kliknij: Nadaj uprawnienia. W tym miejscu możesz nadać dostęp księgowej lub biuru rachunkowemu.
Krok 3. Wybierz komu nadajesz dostęp
System pozwala nadać dostęp na dwa sposoby.
Osobie fizycznej
Jeśli współpracujesz z jedną księgową, możesz nadać ten rodzaj. Wpisujesz wtedy: PESEL księgowej | imię i nazwisko
Biuru rachunkowemu
Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, wybierz: podmiot. Wpisujesz wtedy: NIP biura rachunkowego | nazwę firmy
To rozwiązanie jest często wygodniejsze, ponieważ dostęp przypisany jest do firmy, a nie jednej osoby.
Krok 4. Wybierz zakres uprawnień
Jeśli księgowa ma tylko pobierać faktury do księgowości, zaznacz wyłącznie:
✔ przeglądanie faktur
Nie zaznaczaj opcji:
- wystawiania faktur
- samofakturowania
- wystawiania faktur VAT RR
Dzięki temu księgowa będzie mogła przeglądać i pobierać faktury z KSeF, ale nie wystawi dokumentów w Twoim imieniu.
Krok 5. Zatwierdź nadanie uprawnień
Na końcu kliknij przycisk: Nadaj uprawnienia. Po chwili system wyświetli komunikat o pomyślnym nadaniu dostępu. Od tego momentu księgowa może:
- przeglądać faktury w KSeF
- pobierać je do programu księgowego
Jeśli korzystasz z księgowości lub planujesz rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym, warto ustawić te uprawnienia od razu poprawnie. Dzięki temu księgowa może pracować sprawniej, a Ty masz pewność, że dostęp do systemu jest odpowiednio ograniczony.
Masz pytania dotyczące KSeF lub prowadzenia księgowości?
Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone w sposób uporządkowany i zgodny z obowiązującymi przepisami? Pomagam uporządkować kwestie księgowe, wyjaśniam obowiązki przedsiębiorcy i wspieram w codziennym prowadzeniu działalności. W swojej pracy wspieram przede wszystkim mikroprzedsiębiorców prowadzących działalność usługową, m.in.:
- psychologów i terapeutów
- higienistki stomatologiczne
- masażystów
- trenerów personalnych
- specjalistów pracujących w gabinetach usługowych
Jeśli masz wątpliwości dotyczące KSeF, faktur lub organizacji dokumentów w firmie – możemy o tym spokojnie porozmawiać.
Umów się na bezpłatną 15-minutową rozmowę o współpracy.